Tietosuojaseloste

Tämä on Lappeenrannan Insinöörit ry:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, muista asiakkaistamme tai muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja keräämme vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdetta tai muuta niihin verrattavaa suhdetta. 

1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Insinöörit ry (y-tunnus 0806796-3), Rantahaankatu 6, 53850 Lappeenranta. Puh. 0400 153 447, hallinto@lappeenrannaninsinoorit.fi

2. Yhteyshenkilö
Lappeenrannan Insinöörit ry:n jäsenrekisterin hoitaja Jarkko Uitto. puh. 0400 153 447, hallinto@lappeenrannaninsinoorit.fi

3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Insinöörit ry:n jäsen- yhteystieto- ja asiakasrekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella palvelusuhteen ja markkinoinnin mahdollistamiseksi. 

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito, kehittäminen, yhteydenpito sekä markkinointi henkilötietojärjestelmässä sekä suoramarkkinointina. 

Lappeenrannan Insinöörit ry:n järjestämiin tapahtumiin, koulutuksiin, talkoisiin sekä tilaisuuksiin osallistuneiden osalla rekisterin ylläpito, yhteydenpito, tiedottaminen sekä henkilöryhmäkohtaisesti kohdennettu suoramarkkinointi. 

Henkilötietojen käsittely perustuu: 
Lappeenrannan Insinöörit ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Lappeenrannan Insinöörit ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. 

Asiakas- ja yhteystietorekisterin osalta henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen tai seuran ja asiakkaan väliseen sopimukseen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteriä käytetään etenkin asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen sekä sähköiseen suoramarkkinointiin.  

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

-Jäsenrekisterin osalta: yhteystiedot (kuten nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), liittymispäivämäärä, jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot sekä muut jäsenen itsensä luovuttamat tiedot. 

-Tapahtumiin, koulutuksiin ja talkoisiin osallistujien osalta yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite) sekä ilmoittautumista koskevat muut tarvittavat tiedot. 

- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden osalta yhteystiedot (nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksu- ja tuotetiedot. 

Tietoja säilytetään niin kauan kun asiakas-/palvelusuhde ja markkinointi sitä edellyttävät. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisista ja yhteistyökumppaneilta rekisteröitävän tahon suostumuksella. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain palvelun niin vaatiessa, kuten verkkopalveluihin jotka keskittyvät yhdistyksen jäsenten ja asiakkaiden toiminnan organisointiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.